Em rotinas de secretaria, o gargalo nem sempre está no volume de solicitações, mas no esforço manual escondido no dia a dia: conferência de documentos, digitação repetitiva e correções por inconsistências no cadastro.
Foi esse o contexto de uma instituição que precisava tornar o processo de matrícula mais ágil e confiável, reduzindo retrabalho e diminuindo erros operacionais.
A secretaria precisava reduzir esforço manual na conferência de documentos de matrícula, histórico e comprovantes. Além do tempo gasto, havia dois impactos diretos: a repetição de digitação de dados e o aumento de chances de erro no cadastro.
Ou seja, o objetivo era simples e prático: automatizar o que é repetitivo, padronizar o que varia e criar um fluxo de validação documental mais rápido e rastreável.
A Data Facts conduziu o projeto na categoria Automação de Processos, com duração de 4 a 6 semanas. O foco foi estruturar um fluxo que automatizasse etapas da conferência e do lançamento de informações, mantendo padrão, organização e rastreabilidade ao longo do processo.
Sem detalhar tecnologias específicas, a abordagem buscou:
automatizar a leitura, classificação e extração de dados dos documentos;
reduzir inconsistências por padronização de campos;
e organizar os documentos por tipo e status, garantindo acompanhamento claro.
Ao final do período, os principais resultados reportados foram:
Leitura, classificação e extração automática de dados de documentos, reduzindo esforço manual.
Padronização de campos e redução de inconsistências no cadastro, aumentando confiabilidade.
Menos tempo gasto em tarefas repetitivas de conferência e lançamento de informações.
Fluxo mais rápido de matrícula e validação documental, com menos etapas manuais.
Rastreabilidade do processo e organização dos documentos por tipo/status, facilitando controle e auditoria interna.
Automação de processos é mais do que “acelerar”: é reduzir variabilidade e erro em atividades repetitivas. Quando a secretaria ganha padronização, rastreabilidade e um fluxo documental mais claro, o time sai do operacional pesado e passa a ter mais controle sobre prazos, qualidade e andamento das matrículas.
Além do ganho de velocidade, a redução de inconsistências e a organização por tipo/status deixam o processo mais previsível e facilitam o acompanhamento ponta a ponta — principalmente em períodos de pico.