Quando a área comercial precisa responder rápido, padronizar informações e ainda manter a conversão alta, qualquer variação na qualidade do atendimento vira perda de oportunidade.
Foi exatamente esse cenário que uma instituição de ensino enfrentava: responder pais e alunos com agilidade, padronizar informações sobre cursos/grade/valores e aumentar a conversão de leads em visitas e matrículas — inclusive fora do horário comercial.
O contexto era claro: havia uma demanda recorrente por esclarecimentos e orientação ao longo do processo de captação. Pais e alunos buscavam informações específicas sobre cursos, grade e valores, e esperavam retorno rápido para avançar na jornada. Ao mesmo tempo, a operação precisava padronizar as respostas para reduzir ruídos e garantir que o atendimento mantivesse a mesma qualidade, independentemente do canal, do horário ou de quem estivesse respondendo.
Além disso, a equipe queria aumentar a taxa de conversão dos contatos: transformar dúvidas e conversas em ações concretas, como agendamento de visitas e avanço para matrícula. E esse movimento não poderia depender exclusivamente do expediente tradicional: era necessário manter a capacidade de resposta também fora do horário comercial.
A Data Facts atuou no projeto com foco em estruturar um fluxo de atendimento e captação com chatbot, trazendo previsibilidade, padronização e continuidade da jornada. O trabalho teve duração de 6 a 8 semanas, dentro da categoria Atendimento & Captação.
Sem entrar em detalhes técnicos ou ferramentas específicas, o objetivo foi organizar um atendimento com chatbot que:
mantivesse respostas consistentes sobre cursos e processos;
qualificasse leads automaticamente com base em sinais como interesse, curso e momento de decisão;
e conectasse a conversa ao fluxo de captação, viabilizando o agendamento de visitas/contatos.
Ao final do período, os principais resultados reportados foram:
Atendimento 24/7 com respostas consistentes sobre cursos e processos, garantindo continuidade do relacionamento mesmo fora do horário comercial.
Qualificação automática de leads, considerando interesse, curso e momento de decisão, facilitando a priorização e o acompanhamento.
Agendamento de visitas/contatos integrado ao fluxo de captação, reduzindo atritos entre atendimento e conversão.
Redução de retrabalho do time comercial e de atendimento, diminuindo tarefas repetitivas e desalinhamentos.
Visibilidade do funil de dúvidas mais frequentes e dos pontos de fricção na jornada, ajudando a entender onde o lead trava e onde o atendimento precisa ser mais claro.
Esse tipo de projeto mostra como, em operações de captação, a diferença não está apenas em “responder mais”, e sim em responder melhor, de forma consistente e com continuidade. Quando a instituição tem um chatbot que mantém padrão de atendimento, qualifica automaticamente e conecta a conversa a um próximo passo (como visita), o processo fica mais previsível — e a equipe ganha tempo para atuar onde a intervenção humana realmente faz diferença.
Ao mesmo tempo, a visibilidade sobre as dúvidas e fricções mais comuns cria um ciclo de melhoria: fica mais fácil ajustar comunicação, orientar o atendimento e reduzir repetição de perguntas que consomem energia do time.